Registre des traitements

Apprenez ce qu'est un registre de traitement.

📖 Définition

Le registre des activités de traitement est la cartographie structurée de tous les traitements de données personnelles effectués au sein de votre organisation. Il constitue le point de départ de tout contrôle par une autorité de protection des données (ex. : CNIL) et un outil central de gouvernance de la conformité.

🔗 Le registre est prévu par l’article 30 du RGPD. Il matérialise le principe d’accountability, ou responsabilité démontrée.

Il permet d’identifier précisément :

  • Les acteurs impliqués (responsable, sous-traitant, co-responsables, représentants)

  • Les catégories de données collectées

  • Les finalités du traitement

  • Les destinataires et transferts éventuels

  • Les durées de conservation

  • Les mesures de sécurité mises en œuvre

Comment passer en mode “Run” sur la gestion des registres de traitements

🎯 Pourquoi tenir un registre ?

Le registre est obligatoire (article 30 du RGPD). Mais au-delà de la contrainte réglementaire, il devient un véritable outil de pilotage, vous permettant de :

  • Documenter vos traitements pour prouver votre conformité,

  • Identifier et prioriser les risques,

  • Optimiser vos durées de conservation,

  • Rationaliser vos traitements et supprimer les données inutiles,

  • Préparer vos audits RGPD et vos DPIA (analyses d’impact).

💡 Le registre n’est pas une formalité administrative : c’est la clé d’une gouvernance efficace de vos données et de vos processus internes.

👥 Qui est concerné ?

Toutes les organisations qui traitent des données personnelles de résidents européens sont concernées. Cependant, une dérogation est prévue pour les entreprises de moins de 250 salariés.

Les PME doivent tout de même inscrire dans leur registre les traitements :

  • non occasionnels (ex. : gestion RH, paie, clients, fournisseurs),

  • comportant des risques pour les personnes (vidéosurveillance, géolocalisation, etc.),

  • ou impliquant des données sensibles (santé, infractions, opinions).

➡️ En pratique, la plupart des entreprises sont concernées. La CNIL recommande d’établir un registre dans tous les cas.

🧱 Deux registres à distinguer

Selon votre rôle, vous devez tenir :

  1. un registre de responsable de traitement,

  2. un registre de sous-traitant.

Une même organisation peut cumuler les deux : par exemple, une entreprise SaaS gérant à la fois ses données RH (responsable) et celles de ses clients (sous-traitant).

🧭 Le registre du responsable de traitement (dans Dastra)

Pour chaque traitement, le registre doit contenir au minimum :

  1. Le nom et les coordonnées du responsable ou co-responsable

  2. Les finalités du traitement

  3. Les catégories de personnes concernées (clients, prospects, employés, etc.)

  4. Les catégories de données (identité, finances, localisation, etc.)

  5. Les destinataires (internes, sous-traitants, partenaires)

  6. Les transferts hors EEE, avec les garanties associées (clauses types, BCR, etc.)

  7. Les délais d’effacement ou critères de conservation

  8. Une description générale des mesures de sécurité

👤 Les acteurs

  • Responsable du traitement

  • DPO ou contact conformité

  • Représentant éventuel

  • Co-responsables ou partenaires

🎯 Les finalités

Toutes les finalités liées à une activité (ex. : gestion des contrats, suivi des candidatures, marketing, etc.).

⚖️ Les bases légales

  • Exécution d’un contrat

  • Obligation légale

  • Intérêt légitime

  • Intérêt public

  • Consentement

  • Sauvegarde des intérêts vitaux

🧩 Données et personnes concernées

  • Typologie des personnes (clients, salariés, visiteurs…)

  • Catégories de données collectées

  • Durées de conservation ou règles applicables

🌍 Destinataires et transferts hors EEE

  • Services internes concernés

  • Sous-traitants, prestataires ou partenaires externes

  • Responsables conjoints ou personnes concernées

  • Transferts internationaux : identification des pays et outils juridiques (SCC, BCR, décision d’adéquation…)

🔐 Mesures de sécurité

  • Mesures techniques (chiffrement, pseudonymisation, sauvegarde)

  • Mesures organisationnelles (gestion des accès, formation, politique interne)

🤝 Le registre du sous-traitant

Les sous-traitants doivent également tenir un registre, plus concis, listant :

  • Les coordonnées du sous-traitant, du DPO et du représentant éventuel

  • Les coordonnées des responsables de traitement clients

  • Les catégories de données traitées

  • Les catégories de destinataires

  • Les transferts hors EEE et garanties associées

  • Les mesures de sécurité appliquées

🤖 Et le registre des systèmes d’IA

Avec l’entrée en vigueur de l’AI Act, les organisations devront également documenter leurs systèmes d’intelligence artificielle selon leur niveau de risque. Dastra intègre dès à présent un registre des systèmes d’IA pour :

  • Relier chaque système d’IA à ses traitements de données,

  • Décrire les finalités, les modèles utilisés et les données d’entraînement,

  • Évaluer les risques et mesures de maîtrise,

  • Suivre la conformité AI Act et RGPD dans un même espace.

📘 Pour aller plus loin

💡 Bon réflexe : Mettez à jour votre registre à chaque nouveau traitement et chaque évolution majeure (nouvelle finalité, nouveau prestataire, nouveau transfert, etc.). Dastra peut vous notifier automatiquement lorsqu’un registre nécessite une révision.

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