Documents

L’exigence de documentation découle du principe de responsabilité (accountability) rappelé à l’article 24 du RGPD.

Cette documentation se traduit en pratique en premier lieu par le registre des activités de traitement mais également à travers d’autres éléments de gestion des données et de la conformité au RGPD. Il peut s’agir des éléments suivants (liste non exhaustive) :

• procédures internes encadrant la création d’un nouveau traitement de données à caractère personnel (contrôle interne, évaluation des risques et de la proportionnalité, etc.)

• procédure de réalisation des PIA

• mise en place de politiques de protection des données écrites et contraignantes, à prendre en compte et à appliquer aux nouvelles opérations de traitement des données (par exemple, conformité aux critères de qualité des données, préavis, principes de sécurité, consultation, etc.), lesquelles devraient être mises à la disposition des personnes concernées

• mappage des procédures en vue de veiller au bon recensement de toutes les opérations de traitement des données et gestion d’un inventaire de celles-ci

• mise en place de programmes de formation pour les personnes en charge de la gestion des traitements de données

• mise en place de procédures de gestion des demandes d'accès, de rectification et d'effacement et des droits détenus par les personnes concernées sur les données

• mise sur pied d’un mécanisme interne de gestion des plaintes

• élaboration de procédures internes pour une gestion et une notification efficaces des violations de données

• réalisation d’évaluations d’impact sur la vie privée dans certaines circonstances

• mise en œuvre et supervision de procédures de vérification afin de s’assurer que toutes les mesures n’existent pas seulement sur papier, mais qu’elles sont aussi mises en œuvre et fonctionnent dans la pratique (audits internes ou externes, etc.).

Vous pouvez également dans cet espace stocker tout document utile à la compréhension du traitement, les notes de formation ainsi que les contrats encadrant le traitement le cas échéant.