Adresses emails de collecte

Découvrez comment utiliser notre intégration native de boites emails de collecte

Introduction

Cette intégration permet de créer automatiquement des objets dans Dastra à partir d'e-mails reçus sur des boîtes emails dédiées. Dastra s'occupe de mettre à disposition ces boites et automatise la transformation des emails entrants en objets dans l'application Dastra.

5 types d'objets peuvent être associés à ces boites emails de collecte:

• Tâches

• Traitements de données

• Demandes d'exercices de droits

• Contrats

• Violations de données

Mise en place d'une boite de collecte

Pour mettre en place une boite de collecte pour l'un des objets listés ci-dessus, rendez-vous dans les réglages de votre espace de travail, onglet intégrations et sélectionnez la carte "Adresse mail de collecte"

Sélectionnez ensuite le type d'objet pour lequel vous souhaitez mettre en place l'intégration en cliquant sur "ajouter l'intégration". Il est important de noter que vous ne pouvez disposer que d'une seule boite mail de collecte par type d'objet et par espace de travail.

Vous avez la possiblité de renseigner l'unité organisationnelle de destination des objets créés via cette boite de collecte lors de l'installation de l'intégration. En laissant ce champ vide, les objets seront créés dans l'unité organisationnelle defaut.

En cliquant sur "Créer", Dastra finalise l'installation de l'intégration et met à votre disposition l'adresse email à utiliser.

Fonctionnalités principales

• Création Automatique d'Objets : Chaque e-mail reçu sur une boite email associée crée un objet correspondant dans Dastra.

• Paramétrage de l'Unité Organisationnelle : Vous pouvez définir une unité organisationnelle de destination lors de l'installation. Si cette unité est spécifiée, l'objet est automatiquement créé dans cette unité.

• Gestion des Champs d'Objet :

  • Label : Le sujet de l'e-mail est repris comme nom de l'objet créé.

  • Description : Le corps de l'e-mail est utilisé pour la description de l'objet créé.

  • Pièces Jointes : Les pièces jointes de l'e-mail sont ajoutées en tant que pièces jointes de l'objet, sous réserve des conditions de validation.

La gestion des pièces jointes

Les pièces jointes de l'e-mail sont ajoutées en tant que pièces jointes de l'objet, sous réserve que:

• Les Extensions de fichiers sont valides : seules les pièces jointes avec une extension de fichier valide seront conservées.

Voici la liste des pièces jointes autorisées : 7z, csv, doc, docx, eml, epub, gif, htm, html, jpeg, jpg, json, md, msg, ods, odg, odp, odt, pdf, png, ppt, pptx, rar, rtf, svg, txt, xls, xlsm, xlsx, zip.

• Les images respectent une taille minimale : pour les fichiers de type image (jpg, png, gif, etc.), une taille minimale de 5 KB est requise. Cette contrainte permet d'éviter l'inclusion d'images non pertinentes comme celles des signatures d'e-mails.

Retrouver les objets générés depuis une boite de collecte

Les objets concernés par les boites de collecte disposent d'un champ 'source' ou 'origine de collecte' que vous pouvez afficher dans les vues tableaux en affichant la colonne source / origine de collecte.

Tous les objets générés depuis une boite de collecte sont taggés email entrant vous permettant de les identifier facilement si besoin.

Notification de succès

En cas de création réussie d'un objet suite à la réception d'un e-mail sur la boite de collecte, une notification par e-mail est automatiquement envoyée à l'adresse qui a déclenché l'intégration. Cette notification confirme que l'objet a été créé avec succès dans Dastra, fournissant ainsi une assurance immédiate que la demande ou l'action a bien été prise en compte.

La langue de l'email de confirmation correspond à la langue par défaut de l'espace de travail dans lequel l'intégration est installée (paramètres de votre espace de travail > langue par défaut).

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Rediriger automatiquement vos emails existants vers Dastra

Si vous disposez déjà d'une adresse email dédiée aux demandes d'exercice de droits (par exemple [email protected]), vous n'avez pas besoin de la remplacer. Vous pouvez configurer une règle de redirection dans votre serveur de messagerie pour transférer automatiquement les emails entrants vers la boite de collecte Dastra.

Les emails arriveront ainsi directement dans Dastra sans intervention manuelle, tout en conservant votre adresse habituelle pour vos contacts.

Avec Microsoft Exchange / Office 365

Rendez-vous dans le Centre d'administration Exchange > Flux de messagerie > Règles, puis cliquez sur "+ Ajouter une règle".

Configurez la règle comme suit :

1. Conditions : "L'expéditeur est situé" > "En dehors de l'organisation" — et optionnellement filtrez par mots-clés dans l'objet pour ne rediriger que les demandes pertinentes (ex. : l'objet contient "demande" ou "droits").

2. Action : "Rediriger le message vers" > saisissez l'adresse de collecte Dastra générée à l'étape précédente.

3. Mode : Appliquer (Enforce).

Vous pouvez ajouter des filtres sur l'objet de l'email pour ne rediriger que certains types de demandes (effacement, accès, portabilité…) vers la boite Dastra correspondante, et conserver les autres dans votre boite habituelle.

Vérifiez que votre règle ne crée pas de boucle de redirection si votre adresse Dastra redirige elle-même des emails. Configurez la condition "Reçu de l'extérieur de l'organisation" pour éviter les boucles.

Avec Google Workspace (Gmail)

Dans la Console d'administration Google > Applications > Google Workspace > Gmail > Routage, ajoutez une règle de routage entrant avec l'action "Modifier les destinataires" et saisissez l'adresse de collecte Dastra.