Registre "Responsable de traitement"
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L’article 30 du RGPD prévoit des obligations spécifiques pour le registre du responsable de traitement de données personnelles et pour le registre du sous-traitant. Si votre organisme agit à la fois en tant que sous-traitant et responsable de traitement, votre registre doit donc clairement distinguer les deux catégories d’activités.
En pratique, dans cette hypothèse, la CNIL vous recommande de tenir 2 registres :
un pour les traitements de données personnelles dont vous êtes vous-même responsable,
un autre pour les traitements que vous opérez, en tant que sous-traitant, pour le compte de vos clients.
La suite de cette page traite uniquement du registre "Responsable de traitement".
Pour chaque traitement, le registre d'un responsable de traitement indique au minima :
le cas échéant, le nom et les coordonnées du mis en œuvre
les finalités du traitement, l’objectif en vue duquel vous avez collecté ces données
les catégories de personnes concernées (client, prospect, employé, etc.)
les catégories de données personnelles (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation, etc.)
les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les sous-traitants auxquels vous recourez
les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, les garanties prévues pour ces transferts ;
les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou à défaut les critères permettant de la déterminer
dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles que vous mettez en œuvre
L'identité et les informations de contacts du responsable du traitement
L'identité et les informations de contacts du DPO le cas échéant
L'identité et les informations de contacts du représentant le cas échéant
Le ou les responsables de traitement conjoints, le cas échéant
Toutes les finalités liées à l'activité impliquant le traitement
Respect d'une obligation légale
Exécution d'un contrat
Intérêt légitime de l'entreprise ou d'un tiers
Intérêt public
Consentement
Sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne
Type de personnes concernées
Catégories de données
Délais de suppression des données ou règle applicable
Identification des destinataires comprenant les destinataires internes (service concerné par le traitement) ; organismes externes (partenaires commerciaux ou institutionnels) ; sous-traitants (hébergeur, fournisseur de solutions) ; personne concernée le cas échéant et responsables conjoints
Pour chaque destinataire, identification des transferts en dehors de l'Espace économique européen (EEE) et les outils juridiques utilisés (Règles d'entreprise contraignantes en cas de transferts hors UE avec les filiales, clauses contractuelles types, pays reconnu adéquat...)
Mesures techniques et organisationnelles mises en place pour sécuriser chaque traitement de données
Par exemple, chiffrement des données, pseudonymisation, limitation des accès
Il est possible de passer d'un traitement créer en tant que responsable de traitement a un traitement créé en tant que sous-traitant et vise versa.
