Exporter / importer le registre
Apprenez à exporter et importer un registre existant complet dans Dastra.
Dernière mise à jour
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Pour exporter l'ensemble du registre, il vous suffit de vous rendre dans le module "Registre", de cliquer sur la flèche en haut à droite à côté de la création d'un traitement, puis de sélectionner "exporter le registre".
Choisissez ensuite le format d'export ainsi que le type d'export désiré (complet ou format article 30), et cliquez sur "Télécharger le fichier". Ca y est, votre registre est exporté !
Le format dit article 30 correspond à ce qui est exigé par le RGPD. L'export prendra en compte les champs obligatoires au sens du RGPD. En effet, le RGPD oblige à la création du registre des activités de traitement. Les informations contenues sont :
Nom du traitement
Finalités (sans les bases légales)
Données et conservation
Destinataires et transferts éventuels
Mesures de sécurité
Le format complet est le format natif de Dastra. Vous exportez l'ensemble des champs composant la fiche de traitement.
Il est également possible de n'exporter qu'un ou plusieurs traitements du registre, au lieu du registre entier. Pour cela, sélectionnez les traitements concernés manuellement en cochant les cases à gauche du registre, puis "Choisir une action groupée" et "Exporter".
L'import d'un registre existant peut représenter une tâche fastidieuse si vous avez un nombre important de traitements.
Chez DASTRA, nous avons intégré un fichier Excel qui vous permettra d'importer vos traitements en masse et en une seule fois.
Il offre également l'avantage d'importer et de créer directement dans notre plateforme l'ensemble de vos référentiels et ne se limite pas aux traitements.
Vous pourrez ainsi renseigner vos Actifs, vos Jeux de données, vos Acteurs, vos Mesures de sécurité, etc.
Vous pourrez télécharger ici le tableur Excel relatif au formatage des données, nécessaire pour un import sans erreurs!
Pour éviter de remplir chaque traitement à la main et prendre en compte tous les formats possibles de registre, Dastra a conçu une méthodologie se reposant sur le principe de la ségrégation du registre en domaines de données. Ainsi, 7 étapes sont conseillées pour importer l’ensemble d’un registre existant dans Dastra.
Ces étapes, non obligatoires, sont néanmoins fortement conseillées notamment lorsque le registre de traitement contient de nombreux traitements.
N'hésitez pas à consulter également notre bibliothèque de modèles de traitements de données : https://www.dastra.eu/fr/data-processing/referentials
Pour importer vos labels de traitements existants, il faut cliquer sur l'onglet "importer vos données" dans la section Registre, onglet Registre:
Ensuite, téléchargez un échantillon de notre fichier tel que présenté à l'écran.
Remplissez le fichier téléchargé avec vos labels de traitements en respectant l'ordre suivant :
Colonne
Description
Valeurs possibles
Ref
Référence interne (string)
Processing state
Etat du traitement (processing state)
"Study", "BeingDeployed", "InProduction", "Stopped"
Label
Nom (string)
Description
Description (String)
Ci-dessous un exemple de fichier respectant le format demandé disponible à l'import et pouvant être importé en "glisser-déposer" dans Dastra :
Importez-le directement dans notre interface par glisser-déposer, puis cliquez sur Continuez.
Ca y est, vos labels de traitements sont importés !
Pour importer vos applications/actifs existantes, il faut cliquer sur l'onglet "importer" dans le module Référentiels, onglet Actifs :
Ensuite, téléchargez un échantillon de notre fichier tel que présenté à l'écran. Remplissez le fichier téléchargé avec vos applications en respectant l'ordre suivant :
Colonne
Description
Valeurs possibles
Description
Description (string)
Label
Nom (string)
ApplicationState
Application state (applicationstate)
"InProduction""InDevelopment""Stopped"
ApplicationType
Application type (applicationtype)
"Software""WebApp""Saas""Module""Other"
HostingType
Hosting type (hostingtype)
"InHouse""OutSourced"
SupportType
Support type (supporttype)
"InHouse""OutSourced"
DevelopmentType
Development type (developmenttype)
"InHouse""OutSourced"
HostName
Host name (string)
PrivacyByDesignImplemented
Privacy by design implemented (boolean)
"true""false"
Ci-dessous un exemple de fichier respectant le format demandé disponible à l'import et pouvant être importé en "glisser-déposer" dans Dastra :
Importez-le directement dans notre interface par glisser-déposer, puis cliquez sur Continuez.
Ca y est, vos applications sont importées !
Recommencez la procédure similaire aux précédentes depuis le module Référentiels, onglet Acteurs. Ci-dessous un exemple:
Votre référentiel des acteurs référence l'ensemble des parties prenantes à un traitement. Personnes morales telles que les sous-traitants, les clients ou les responsables conjoints ou les personnes physiques telles que les interlocuteurs des traitements.
Ce référentiel sert d'annuaire interne dans l'espace de travail. Pour chaque acteur, vous pourrez définir un type le caractérisant. Par exemple, si vous souhaitez ajouter votre référentiel de sous-traitants, vous ajoutez tous les acteurs et chaque sous-traitant devra être associé à un traitement.
Recommencez la procédure similaire aux précédentes depuis le module Référentiels, onglet Mesures.
Recommencez la procédure similaire aux précédentes depuis le module Référentiels, onglet Glossaire de données.
Recommencez la procédure similaire aux précédentes depuis la section Registre, onglet Règles de conservation.
Maintenant que les référentiels ont tous été importés, éditez chacun des traitements et remplissez les informations sur la bases des informations importées en suivant le guide ci-dessous:
Compléter un traitementCa y est, les liaisons sont construites !
