Versionner le contrat
Pour suivre les modifications, les mises à jour du contrat ou même le renouvellement, il est possible de versionner votre contrat.
Chaque version est tracée par un numéro de révision incrémenté automatiquement lors de la création d'une version. Ce numéro de révision est visible depuis la vue tableau récapitulative de vos contrats.
Un contrat ne peut disposer que d'une seule version active à la fois, c'est cette version active du contrat que vous retrouvez dans la vue tableau (les versions non actives du contrat ne sont pas visibles dans la vue tableau).
Il est possible de parcourir les différentes versions d'un contrat depuis le gestionnaire des versions du contrat. Vous pouvez afficher à l'écran des versions précédentes de votre contrat et rendre active n'importe quelle version à tout moment (y compris une version ultérieur).
Le gestionnaire de versions
Lorsque vous créez un contrat, nous créons par défaut la version 1 de ce contrat, visible dans le menu d'actions principales du contrat
En cliquant sur ce bouton, vous accédez au gestionnaire de versions
Ce menu vous permet de voir et de gérer l'ensemble des versions de votre contrat et d'en créer de nouvelles en cliquant sur Créer une nouvelle version.
Créer une nouvelle version
En cliquant sur Créer une nouvelle version, vous pourrez créer une nouvelle version en renseignant les informations suivantes
Il est important de noter que le nom du contrat, la description, l'unité organisationnelle, les actifs, signataires et utilisateurs seront conservés dans la nouvelle versions. La date de début et de fin de contrat vous est demandé à la création de la version (vous pourrez la modifier par la suite), et il vous est possible d'ajouter une description à cette nouvelle version.
Pour ce qui concerne les pièces jointes de votre contrat, vous pouvez décider de les transférer ou non dans la nouvelle version en cochant la case Copier les pièces jointes dans la nouvelle version.
La nouvelle version est générée à partir de la version en cours d'affichage lorsque vous cliquez sur Créer une nouvelle version. Il est donc important de se placer dans la version à partir de laquelle vous souhaitez partir pour votre nouvelle version.
La version nouvellement crée devient par défaut la version active de votre contrat (la version visible dans la vue tableau récapitulative des contrats)
Afficher une version
Pour afficher une version, il vous suffit de vous rendre dans le gestionnaire des versions, de cliquer sur le menu 3 points et de sélectionner Afficher.
A noter qu'il est tout à fait possible d'afficher à l'écran et de modifier une version qui n'est pas la version active de votre contrat
Il est important de différencier la version active (unique), version qui fait référence pour votre contrat, matérialisée par un point vert dans le gestionnaire de versions, de la version en cours d'affichage.
Les versions inactives du contrat sont matérialisées par un point rouge dans le gestionnaire de contrats.
Rendre une version active
Lors de la création d'une version, cette dernière devient automatiquement la version active et en cours d'affichage.
Vous pouvez manuellement rendre une version active en vous rendant dans le gestionnaire de version et en cliquant sur l'option Activer d'une version.
Suppression
Vous pouvez à tout moment supprimer une version inactive du contrat en cliquant sur Supprimer dans le menu d'une version
Il n'est pas possible de supprimer la version active du contrat.
Il est important de noter que la suppression de votre contrat depuis la vue tableau du module contrat entrainera la suppresion de la version active ainsi que de toutes les versions inactives du contrat.
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