Règles de purge des demandes

Vous devez disposer des droits d’administrateur sur l'espace de travail pour accéder à cette fonctionnalité.

Vous pouvez automatiser la purge des demandes mises à la corbeille afin de respecter vos politiques internes de conservation et notamment le principe de limitation de la durée de conservation prévu par le RGPD.

Cette fonctionnalité vous permet de définir :

• le périmètre des demandes concernées par la purge,

• le mode de traitement (suppression ou anonymisation),

• et la durée maximale de conservation avant déclenchement automatique.

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🔍 Critères de sélection des données

La purge s’applique uniquement aux demandes présentes dans la corbeille. Les demandes encore en cours de traitement, clôturées ou archivées ne sont pas concernées.

Chaque nuit, Dastra vérifie les demandes selon leur date de mise à la corbeille. Si une demande dépasse la durée maximale définie (par exemple 180 jours), elle devient éligible à la purge.

Sont donc concernées :

• Les demandes placées dans la corbeille depuis plus longtemps que la durée configurée ;

• Tous les types de demandes (accès, suppression, opposition, etc.) ;

• Quelle que soit leur origine (portail, API, import).

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⚙️ Modes de purge disponibles

1. Suppression des demandes

Les demandes concernées sont définitivement supprimées du système. Cette action est irréversible.

Effets :

• Les données personnelles et le contenu des échanges sont supprimés de manière définitive ;

• Les pièces jointes et fichiers associés sont effacés ;

• Les logs d’audit conservent uniquement des métadonnées techniques (horodatage, utilisateur, opération).

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2. Anonymisation des demandes

Les demandes restent visibles dans Dastra mais toutes les données personnelles qu’elles contiennent sont remplacées par des valeurs fictives.

Cette option permet de conserver une trace statistique non identifiable pour vos rapports et indicateurs.

Concrètement :

• Les champs contenant des données personnelles (nom, prénom, email, identifiant, message, etc.) sont remplacés par des valeurs génériques (John DOE, [email protected], XXXXXX) ;

• Les pièces jointes sont supprimées ;

• Les métadonnées non identifiantes (type de demande, statut, dates) sont conservées pour le reporting.

• Les journaux d'activité (logs) associés sont purgés

💡 Objectif : permettre le suivi statistique tout en garantissant la suppression de toute information identifiable.

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⏱️ Définir la durée avant purge

Un paramètre vous permet de définir l’âge maximum d’une demande dans la corbeille avant purge (exemple : 180 jours). Ce délai est calculé à partir de la date de mise à la corbeille.

Chaque nuit à minuit (UTC), Dastra récupère les demandes concernées et exécute automatiquement la purge selon le mode sélectionné.

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🧩 Exemple de configuration

• Mode de purge : Suppression des demandes

• Durée maximale : 180 jours (6 mois)

➡️ Chaque nuit, toutes les demandes mises à la corbeille depuis plus de 180 jours seront automatiquement supprimées.

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✅ Bonnes pratiques

• Définissez un délai de conservation cohérent avec votre politique interne de conservation des demandes (par exemple 5 ans ou 1825 jours).

• Utilisez la suppression pour un effacement complet.

• Utilisez l’anonymisation si vous souhaitez conserver des statistiques d’activité.

• Vérifiez que la purge automatique est activée pour que le traitement s’exécute chaque nuit.