> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://doc.dastra.eu/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://doc.dastra.eu/~/changes/OdM7a8W4pn3S8n18W72A/features/settings/workflow-rules.md). # Règles de worfkows ## Le principe de fonctionnement Les Règles de workflow dans Dastra sont un ensemble d'actions (notifications par e-mail, planification d'un audit, tâches et mises à jour de champs) qui sont exécutées lorsque certaines conditions sont réunies. Ces règles automatisent le processus d'envoi des notifications par e-mail, d'attribution des tâches et de mise à jour de certains champs d'un enregistrement lorsqu'une règle est déclenchée. ![Schéma du principe de base](/files/u3pBuKfmaWysgwyxXZNW) ## Comment créer une règle de workflow dans Dastra ? * Allez dans [la page de configuration des règles de workflows votre espace de travail](https://app.dastra.eu/workspace/0/settings/workflow-rules) * Cliquez sur "Nouvelle règle de workflow" * Choisissez un nom et le type d'entité concernée (Traitement, Violations...) * Vous arrivez dans le designer de règles ### Définition du déclencheur Vous pouvez déclencher une règle de workflow sur deux évènements : * Lors d'**une action sur une entité concernée** : modification, suppression ou création * **Lorsqu'une date précise de l'entité est atteinte**. par exemple : envoyer une notification 10 jours après la date de publication. Un seul trigger peut être défini par règle de workflow. A noter que vous pouvez choisir si le workflow peut s'exécuter plus d'une fois par entité. **Il est fortement recommandé** **d'exécuter les workflows une seule fois par entité**, car l'exécution d'un workflow plusieurs fois peut conduire assez facilement à des problèmes de répétition de création de tâches ou de doublons de notifications. ### Définition de conditions Vous pouvez configurer une ou plusieurs conditions d'éxécution par règle. ### Définition des actions Pour ajouter une nouvelle action, cliquez sur le bouton "**Ajouter un action**" et choisissez le modèle que vous souhaitez mettre en place Voici les **différents types d'actions** que vous pouvez déclencher : * Envoi d'une notification par email * Mise à jour d'un champ de l'entité concernée * Ajout d'un tag à l'entité * Planification automatique de l'audit * Définition du propriétaire de l'élément (la personne assignée par exemple) * Création automatique d'une tâche Il est possible de chaîner les conditions. Vous pouvez ajouter plusieurs actions par condition en cliquant de nouveau sur "ajouter une action". {% hint style="info" %} Exemple : envoyer une notification à plusieurs personnes lors de la création d'une tâche. Pour cela, sélectionner le déclencheur "taches" et selon les conditions de la tache (par exemple, l'ajout d'un tag), ajouter une action "notification" {% endhint %} ### Variables personnalisées Très souvent, dans les notifications personnalisées par exemple, il sera intéressant d'y injecter des informations provenant de l'objet qui est entré dans le workflow : le nom du traitement, sa date de publication... sont autant de variables que vous pourrez facilement injecter dans le texte de vos notifications grâce au système d'injection de variables. En interne, Dastra utilise un moteur de templating basé sur [LiquidJS](https://shopify.github.io/liquid/basics/introduction/) **Pour accéder aux différentes variables de l'objet du trigger, tapez "{{",** cela affichera une liste de propositions de variables que vous pouvez injecter dans le contenu ## Tutoriel vidéo : les règles de workflow {% embed url="" %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://doc.dastra.eu/~/changes/OdM7a8W4pn3S8n18W72A/features/settings/workflow-rules.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.