> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://doc.dastra.eu/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://doc.dastra.eu/de/nutzliche-hinweise/rgpd-en-bref/durees-de-conservation.md). # Speicherdauer Erfahren Sie, was Speicherdauern sind. ### 📖 Definition Die **Speicherdauern** gehören zu den grundlegenden Prinzipien des Datenschutzes.\ Sie ergeben sich aus dem Grundsatz der **Speicherbegrenzung** (Artikel 5.1.e DSGVO) und tragen zum **Recht auf Vergessenwerden** bei. > 🔗 Schlüsselartikel:\ > – **Art. 5 DSGVO** (Speicherbegrenzung)\ > – **Art. 30 DSGVO** (Dokumentation im Verarbeitungsverzeichnis)\ > – **Art. 13–14 DSGVO** (Information der betroffenen Personen) Konkret müssen Sie für jede Verarbeitung festlegen: * eine **feste Dauer** (oder eine Reihe von Dauern je Phase), * und/oder ein **objektives Kriterium** zur Berechnung (z. B. "+3 Jahre nach dem letzten aktiven Kontakt"). *** ### 🔄 Der Lebenszyklus der Daten Die Aufbewahrung gliedert sich in **aufeinanderfolgende Phasen**. Dieser Zyklus bestimmt Ihre Regeln. | Phase | Zweck | Zugang | Beispiel für Dauer | | --------------------------- | ----------------------------- | ---------------------------- | -------------------------------------- | | **Aktive Nutzung** | Operativer Betrieb | Umfassend (Fachabteilung) | Vertragsdauer + Durchführung | | **Zwischenarchivierung** | Nachweis / Rechtsverteidigung | Eingeschränkt (Need-to-know) | Gesetzliche Verjährung (z. B. 5 Jahre) | | **Dauerhafte Archivierung** | Historisches Interesse | Sehr eingeschränkt | Übergabe / Sortierung durch Behörden | | **Anonymisierung** | Statistiken / Forschung | Nicht identifizierbare Daten | Unbegrenzt wenn irreversibel | | **Löschung** | Ende des Zyklus | — | Nach Ablauf der Phasen | *** ### 🧭 Wie werden sie bestimmt (Methode) 1. **Den Zweck klären**\ → Was machen Sie tatsächlich mit den Daten? Wofür dienen sie? 2. **Die Phasen kartieren**\ → aktive Nutzung → Zwischenarchivierung → Anonymisierung/Löschung 3. **Rechtsgrundlagen und Referenzen identifizieren**\ → Gesetze & branchenspezifische Vorschriften, Beschlüsse der Aufsichtsbehörden, Referenzrahmen, Branchenpraktiken 4. **Eine klare Regel festlegen**\ → "**X Jahre nach \[Ereignis]**, dann **Archivierung Y Jahre**, dann **Löschung**"\ → oder "**solange…**, dann **Z Jahre nach** / **Kriterium**" 5. **Die Umsetzung organisieren**\ → **Automatische** oder **gesteuerte** Bereinigung, Protokollierung, Ausführungsnachweise 6. **Informieren und dokumentieren**\ → Datenschutzinformation (Art. 13–14), Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30), interne Richtlinie {% hint style="info" %} Wenn es **keine eindeutige Referenz** gibt, wählen Sie eine dem Zweck **angemessene Dauer** und dokumentieren Sie die Analyse (Accountability). {% endhint %} *** ### 🧪 Beispiele für Regeln (anzupassen) | Kontext | Daten | Zusammengefasste Regel | | ----------------- | ----------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | | B2B-Interessenten | Identität, Kontakt, Opt-in-Nachweis | **3 Jahre** nach letztem aktivem Kontakt, dann **Löschung** | | HR – Bewerber | Lebenslauf, Anschreiben, Gespräche | **2 Jahre** nach letztem Kontakt mit dem Bewerber, sofern kein Widerspruch | | Kunden | Vertrag, Rechnungsstellung | Vertrag + **5 Jahre** (Nachweis), dann **Archivierung**/**Löschung** | | Videoüberwachung | Bilder | **Maximal 30 Tage**, außer bei Vorfall (Beweisverfahren) | | Cookies | Kennungen, Präferenzen | Dauer gemäß Banner und **Einwilligungsnachweis** | > Diese Werte variieren je nach anwendbaren Rechtstexten, Ihrer Branche und Ihren Risiken: **Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen**. *** ### 👥 Wer sollte einbezogen werden? * **Fachverantwortlicher der Verarbeitung**: Operativer Bedarf, auslösende Ereignisse * **Datenschutzbeauftragter / Rechtsabteilung**: Compliance, anwendbare Rechtstexte, Balance zwischen Rechten und Freiheiten * **Archiv**: Aufbewahrungsfristen, Sortierung, Übergabe, endgültige Bestimmung * **CISO / IT**: Bereinigung, Anonymisierung, Zugriffsbeschränkung, Protokolle * **Auftragsverarbeiter**: Konforme Ausführung gemäß **schriftlichen Anweisungen** *** ### ✅ Die Anwendung kontrollieren (Audits) * Regelmäßig überprüfen: Angemessenheit der Speicherdauern, Durchführung der Bereinigungen, Zugang zur Archivierung, Anonymisierung * Vorgänge nachverfolgen: Löschprotokolle, Bereinigungsberichte, Logs * Bei jeder **Änderung von Zweck, Rechtsgrundlage, Dienstleister** überprüfen… *** ### 🧰 Umsetzung in Dastra #### 1) Im **Verarbeitungsverzeichnis** * Geben Sie **eine lesbare Regel** pro Datensatz ein:\ "*3 Jahre nach letztem aktivem Kontakt (Interessent), dann Löschung*" * Fügen Sie **das auslösende Kriterium** hinzu (z. B. "Datum der letzten CRM-Aktivität", "Vertragsende") * Verknüpfen Sie **die Referenzen** (Rechtstext, interner Referenzrahmen) #### 2) Die Bereinigung **automatisieren/steuern** * Planen Sie **wiederkehrende Aufgaben** (Überprüfungen, Bereinigungen, Nachweisexporte) * Nutzen Sie **Workflows** und **Erinnerungen** für Fristen #### 3) **Nachweise** * Hinterlegen Sie Löschprotokolle, Bereinigungsberichte, Skripte, Ausführungstickets in der **Dokumentenverwaltung** der Verarbeitung *** ### 🔐 Zwischenarchivierung & Sicherheit * Zugang einschränken (RBAC, Segmentierung) * Zugriffe protokollieren * Logisch trennen (Tresor/Archivbereich) * Bei Bedarf verschlüsseln * **Reversibilität** bei Auftragsverarbeitern vorsehen *** ### 🧪 Anonymisierung vs. Pseudonymisierung * **Anonymisierung**: irreversibel → **außerhalb der DSGVO**, wenn tatsächlich nicht re-identifizierbar * **Pseudonymisierung**: reversibel mit Schlüssel → **weiterhin personenbezogene Daten**\ → Dokumentieren Sie die Methode, testen Sie die **Re-Identifizierbarkeit**, berücksichtigen Sie **Hilfsdaten**. *** ### 🤖 KI & Speicherdauern Für **KI-Systeme** definieren Sie separate Dauern für: * **Training** (Datensätze, Versionen), * **Validierung / Test**, * **Inferenz-Logs** (Rückverfolgbarkeit, Transparenz), * **Evaluierungsdatensätze** (Bias, Robustheit). Verknüpfen Sie diese Dauern mit Ihrem **Register der KI-Systeme**, um die Kohärenz **DSGVO / KI-Verordnung** sicherzustellen. *** ### 📚 Nützliche Referenzen * Branchenspezifische Referenzrahmen, Verhaltenskodizes, Tarifverträge *** ### ▶️ Ressourcen & nächste Schritte Webinar "Speicherdauern: Wie bestimmt man sie?" *** {% hint style="success" %} **Gute Praxis:** Formulieren Sie *umsetzbare* Regeln ("**X Jahre nach \[Ereignis]** → **Bereinigung** / **Anonymisierung**"), testen Sie diese in einem begrenzten Bereich und verallgemeinern Sie dann.\ Dastra hilft Ihnen bei der **Dokumentation**, **Planung** und dem **Nachweis** der Ausführung. {% endhint %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://doc.dastra.eu/de/nutzliche-hinweise/rgpd-en-bref/durees-de-conservation.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.