Schritt 2: Ihre Verarbeitungen personenbezogener Daten mappen und das Verzeichnis erstellen

Nachdem Sie die pesonenbezogenen Daten gemappt und die Verantwortlichen interviewt haben, identifizieren Sie Ihre ersten Verarbeitungen wie folgt:

#	Abteilung	Verarbeitung personenbezogener Daten	System / Anwendung	DSFA a priori erforderlich?
1	HR	Bewerbermanagement	Linkedin (extern)	Nein
2	HR	Gehaltsabrechnung	Payfit (extern)	Nein
3	HR	Personalverwaltung	Microsoft Office	Nein
4	Generalsekretariat	Verwaltung der Betriebsratsdaten	Interne Anwendung	Nein
5	Produktion	Qualitätsmanagement	Microsoft Office	Nein
6	Marketing & Vertrieb	Kundenverwaltung	Salesforce (extern)	Nein
7	Marketing & Vertrieb	Versand von Werbe-E-Mails	Mailjet (extern)	Nein
8	Marketing & Vertrieb	Profiling von Interessenten	Salesforce	Ja
9	Sicherheit	Verwaltung der Gebäudezugänge	IBM	Ja
10	Sicherheit	Hintergrundüberprüfung	Microsoft Office	Nein
11	IT	Anwendungsentwicklung	Microsoft Azure (extern)	Nein
12	IT	Anwendungswartung	CGI (extern)	Nein
13	Recht	Vertragsverwaltung	Microsoft Office	Nein
14	Einkauf	Lieferantenverwaltung	SAP (extern)	Nein

Anschließend vervollständigen Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis in Dastra:

Verarbeitungsverzeichnis

Ein guter Ansatz, um mit der Erstellung Ihres Verarbeitungsverzeichnisses zu beginnen, ist zunächst Ihre bestehenden Verzeichnisse im Excel-Format zu importieren, sofern vorhanden, sowie Ihre Referenzdaten zu Stakeholdern, Anwendungen, Auftragsverarbeitern, Daten und Aufbewahrungsregeln. Wenn alle Referenzdaten einmal integriert sind, sparen Sie bei der Eingabe Zeit.

Füllen Sie dann alle für eine Verarbeitung erforderlichen Informationen aus, indem Sie den im folgenden Link beschriebenen Schritten folgen.

Eine Verarbeitung anlegen

Sie teilen das Verarbeitungsverzeichnis mit allen Verantwortlichen sowie Ihrem DSGVO-Ansprechpartnernetzwerk und bitten alle Interessengruppen um Freigabe.

Das Verzeichnis teilen

Das war's, Ihr Verarbeitungsverzeichnis ist erstellt und Ihre Verarbeitungen sind bereit, geschützt zu werden!