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Integration externer Anbieter (Office 365 / Gmail)

📌 Ziel

Standardmäßig werden alle von Dastra gesendeten Benachrichtigungen von der Adresse [email protected] versendet. Dank der Integration mit Ihren externen E-Mail-Anbietern (Office 365 oder Gmail) können Sie den Versand über Ihre eigenen E-Mail-Adressen konfigurieren, was Ihnen Folgendes ermöglicht:

  • Das Vertrauen bei Ihren Empfängern stärken (E-Mails werden mit Ihrer Domain versendet).

  • Ihre Versand- und Zustellprotokolle direkt in Ihrer E-Mail-Infrastruktur zentralisieren.

  • Ihre eigenen Regeln für Sicherheit, Compliance und Archivierung verwalten.

📩 Betroffene E-Mails

Diese Konfiguration betrifft alle von Dastra in Ihrer Organisation versendeten Benachrichtigungs-E-Mails, zum Beispiel:

  • Benachrichtigungen über neue Aufgaben oder Anfragen.

  • Einladungen und Erinnerungen.

  • Compliance-Warnungen.

  • Verfolgung von Rechteausübungsanfragen, Vorfällen, Workflows usw.

👉 Mit anderen Worten, alle ausgehenden E-Mails ersetzen [email protected] durch die konfigurierte Adresse.

⚠️ Achtung: Dies betrifft alle E-Mails, die von der Organisation gesendet werden. Alle Mandanten sind betroffen.

⚙️ Konfiguration der Integration

Schritt 1: Auf die Anbieter-Integration zugreifen und die Verbindung autorisieren

  • Gehen Sie zu Mandant-Einstellungen > Integrationen.

  • Klicken Sie auf Konfiguration hinzufügen für Office 365 oder Gmail.

Sie können auch über diese URL auf die Konfiguration zugreifen: https://app.dastra.eu/general-settings/smtp

  • Wählen Sie den gewünschten Anbieter:

    • Microsoft 365 (Office 365)

    • Google (Gmail / Google Workspace)

  • Beim ersten Hinzufügen fordert Dastra Sie auf, die Verbindung zu autorisieren:

    • Es öffnet sich ein Fenster zur Authentifizierung über OAuth bei Microsoft oder Google.

    • Sie müssen ein Konto verwenden, das über ausreichende Berechtigungen verfügt (z. B. Konto mit Administratorrolle oder Berechtigung zum Senden im Namen der Domain).

  • Nach erfolgreicher Authentifizierung bestätigt Dastra die Verbindung und zeigt den Konfigurationsbildschirm für den Absender an.

⚠️ Achtung: Dieser Schritt ist unerlässlich, damit Dastra die Berechtigung hat, E-Mails über Ihren Anbieter zu senden. Ohne dies ist die Absender-Konfiguration nicht wirksam.

Schritt 2: Geforderte Informationen eingeben

Zwei Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden:

  1. E-Mail des Absenders

    • Die E-Mail-Adresse, die als Absender der Benachrichtigungen verwendet wird (Beispiel: [email protected]).

  2. Absender-Alias

    • Der als Absender angezeigte Name (Beispiel: Compliance-Team - Ihr Unternehmen).

Klicken Sie nach dem Ausfüllen auf Speichern und testen, um die Konfiguration zu validieren.

Schritt 3: Verifizierung und Tests

  • Dastra führt einen Versandtest durch, um die Gültigkeit der konfigurierten Adresse zu bestätigen.

  • Überprüfen Sie in Ihrem Posteingang und Ihren Office 365 / Gmail-Protokollen, ob die Testnachricht erfolgreich zugestellt wurde.

Die Nachricht sieht folgendermaßen aus:

✅ Wichtige Punkte zum Merken

  1. Verantwortung für die Protokolle

    • Durch die Verwendung Ihres eigenen Anbieters (Office 365 oder Gmail) sind Sie Herr über Ihre Versandprotokolle.

    • Informationen zu Zustellungen, Ablehnungen oder E-Mail-Blockierungen sind für die Dastra-Teams nicht mehr sichtbar.

  2. Verwaltung der IP-/Domain-Reputation

    • Ihre Infrastruktur (Office 365 oder Gmail) trägt die Verantwortung für die gute Zustellbarkeit.

    • Stellen Sie sicher, dass:

      • Ihre SPF-/DKIM-/DMARC-Einträge korrekt konfiguriert sind.

      • Ihre Absender-Reputation gut ist.

      • Ihre Domain und Ihre IP nicht auf Spam-Listen stehen.

  3. Auswirkung auf Ihre Empfänger

    • Die Benachrichtigungen erscheinen als direkt von Ihrer Organisation gesendet.

    • Dies erleichtert die Erkennung und reduziert das Risiko von Verwechslungen mit generischen Adressen.

🔒 Best Practices für Sicherheit

  • Begrenzen Sie die für den Versand verwendeten Adressen (z. B. [email protected] oder [email protected]).

  • Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung für die für die Integration verwendeten Konten.

  • Überwachen Sie regelmäßig Ihre Versandprotokolle in Office 365 / Gmail, um Anomalien zu erkennen.

👉 Sobald die Integration aktiviert ist, verwendet Dastra nicht mehr [email protected]: Alle Ihre Benachrichtigungs-E-Mails werden über Ihren konfigurierten Anbieter geleitet.

🔧 Technische Fragen für IT-Administratoren

Dieser Abschnitt beantwortet häufig gestellte Fragen von IT- und Sicherheitsteams bei der Einrichtung der Office 365-Integration.

Welches Authentifizierungsmodell wird verwendet?

Die Office 365-Integration verwendet eine Anwendungs-Zustimmung (globale Administrator-Zustimmung) und keine delegierte Zustimmung im Namen eines Nutzers. Für den Betrieb der Integration ist keine aktive Exchange-Lizenz pro Nutzer erforderlich.

Welche Microsoft Graph-Scopes werden angefordert?

Dastra fordert bei der OAuth-Zustimmung die folgenden Berechtigungen an:

Berechtigung
Verwendung

Mail.Send

Versand von E-Mails aus dem konfigurierten Postfach

Mail.Send.Shared

Versand aus einem geteilten Postfach (Shared Mailbox)

Werden geteilte Postfächer unterstützt?

Ja. Um ein geteiltes Postfach zu verwenden (z. B. [email protected]):

  1. Melden Sie sich mit Ihrem persönlichen Konto an, das über Versandrechte für das geteilte Postfach verfügt.

  2. Geben Sie im Feld E-Mail des Absenders die Adresse des geteilten Postfachs ein.

Für diesen Betriebsmodus ist keine Änderung der Exchange-Richtlinie (ApplicationAccessPolicy) erforderlich.

Stellen Sie sicher, dass Ihr persönliches Konto über das Recht „Senden als" oder „Senden im Auftrag von" für das geteilte Postfach in Active Directory / Exchange verfügt.

Müssen die Quell-IPs von Dastra gefiltert werden?

Dastra verwendet die Microsoft Graph API für den E-Mail-Versand und keinen klassischen SMTP-Server. Die Aufrufe laufen über die Azure-Infrastruktur von Microsoft, deren IP-Bereiche zahlreich (~100 Bereiche) sind und sich im Laufe der Zeit ändern können.

Die IP-Einschränkung wird für diese Integration nicht empfohlen: Sie wäre schwer zu pflegen und könnte bei Aktualisierungen der Azure-Bereiche zu Dienstunterbrechungen führen. Die Sicherheit wird durch das OAuth 2.0-Protokoll und die Administrator-Zustimmung gewährleistet.

Wenn Ihre Sicherheitsrichtlinie eine IP-Einschränkung erfordert, können Sie die von Microsoft für Azure-Dienste veröffentlichten IP-Bereiche einsehen: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=56519. Beachten Sie, dass diese Liste regelmäßig aktualisiert wird.

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