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Löschregeln für Anfragen

Sie müssen über Administratorrechte für den Mandanten verfügen, um auf diese Funktion zugreifen zu können.

Sie können die automatische Löschung von in den Papierkorb verschobenen Anfragen konfigurieren, um Ihre internen Aufbewahrungsrichtlinien und insbesondere den in der DSGVO vorgesehenen Grundsatz der Speicherbegrenzung einzuhalten.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Folgendes festzulegen:

  • den Umfang der von der Löschung betroffenen Anfragen,

  • den Verarbeitungsmodus (Löschung oder Anonymisierung),

  • und die maximale Aufbewahrungsdauer vor automatischer Auslösung.

🔍 Kriterien für die Datenauswahl

Die Löschung gilt ausschließlich für Anfragen im Papierkorb. Anfragen, die sich noch in Bearbeitung befinden, abgeschlossen oder archiviert sind, sind nicht betroffen.

Jede Nacht prüft Dastra die Anfragen anhand ihres Datums der Verschiebung in den Papierkorb. Wenn eine Anfrage die festgelegte maximale Dauer überschreitet (z. B. 180 Tage), wird sie für die Löschung freigegeben.

Betroffen sind daher:

  • Anfragen, die länger als die konfigurierte Dauer im Papierkorb liegen;

  • Alle Anfragetypen (Auskunft, Löschung, Widerspruch usw.);

  • Unabhängig von ihrer Herkunft (Portal, API, Import).

⚙️ Verfügbare Löschmodi

1. Löschung der Anfragen

Die betroffenen Anfragen werden endgültig aus dem System gelöscht. Diese Aktion ist unwiderruflich.

Auswirkungen:

  • Personenbezogene Daten und der Inhalt des Austauschs werden dauerhaft gelöscht;

  • Anhänge und zugehörige Dateien werden gelöscht;

  • Die Audit-Protokolle bewahren nur technische Metadaten (Zeitstempel, Nutzer, Vorgang).

2. Anonymisierung der Anfragen

Die Anfragen bleiben in Dastra sichtbar, aber alle darin enthaltenen personenbezogenen Daten werden durch fiktive Werte ersetzt.

Diese Option ermöglicht die Beibehaltung einer nicht identifizierbaren statistischen Spur für Ihre Berichte und Indikatoren.

Konkret:

  • Felder mit personenbezogenen Daten (Name, Vorname, E-Mail, Kennung, Nachricht usw.) werden durch generische Werte ersetzt (John DOE, [email protected], XXXXXX);

  • Anhänge werden gelöscht;

  • Nicht identifizierende Metadaten (Anfragetyp, Status, Daten) werden für das Reporting beibehalten.

  • Die zugehörigen Aktivitätsprotokolle (Logs) werden gelöscht.

💡 Ziel: Ermöglichung der statistischen Nachverfolgung bei gleichzeitiger Gewährleistung der Löschung aller identifizierbaren Informationen.

⏱️ Dauer vor der Löschung festlegen

Ein Parameter ermöglicht es Ihnen, das maximale Alter einer Anfrage im Papierkorb vor der Löschung festzulegen (Beispiel: 180 Tage). Diese Frist wird ab dem Datum der Verschiebung in den Papierkorb berechnet.

Jede Nacht um Mitternacht (UTC) ruft Dastra die betroffenen Anfragen ab und führt die Löschung automatisch gemäß dem ausgewählten Modus durch.

🧩 Konfigurationsbeispiel

  • Löschmodus: Löschung der Anfragen

  • Maximale Dauer: 180 Tage (6 Monate)

➡️ Jede Nacht werden alle Anfragen, die seit mehr als 180 Tagen im Papierkorb liegen, automatisch gelöscht.

✅ Bewährte Praktiken

  • Legen Sie eine Aufbewahrungsdauer fest, die mit Ihrer internen Richtlinie zur Aufbewahrung von Anfragen übereinstimmt (z. B. 5 Jahre oder 1825 Tage).

  • Verwenden Sie die Löschung für eine vollständige Entfernung.

  • Verwenden Sie die Anonymisierung, wenn Sie Aktivitätsstatistiken beibehalten möchten.

  • Stellen Sie sicher, dass die automatische Löschung aktiviert ist, damit die Verarbeitung jede Nacht ausgeführt wird.

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