Verzeichnis exportieren / importieren
Erfahren Sie, wie Sie ein vollständiges bestehendes Verzeichnis in Dastra exportieren und importieren.
Der Verzeichnisexport
Um das gesamte Verzeichnis zu exportieren, gehen Sie zum Modul "Verarbeitungsverzeichnis", klicken Sie auf den Pfeil oben rechts neben der Schaltfläche zur Erstellung einer Verarbeitung und wählen Sie dann "Exportieren".
Wählen Sie dann das Exportformat sowie die gewünschte Exportart (vollständig oder Format Artikel 30) und klicken Sie auf "Datei herunterladen". Das war's, Ihr Verzeichnis ist exportiert!
Format Artikel 30
Das sogenannte Artikel-30-Format entspricht dem, was von der DSGVO gefordert wird. Der Export berücksichtigt die im Sinne der DSGVO obligatorischen Felder. Die DSGVO verpflichtet zur Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses. Die enthaltenen Informationen sind:
Name der Verarbeitung
Verarbeitungszwecke (ohne Rechtsgrundlagen)
Daten und Aufbewahrung
Empfänger und eventuelle Übermittlungen
Sicherheitsmaßnahmen
Vollständiges Format
Das vollständige Format ist das native Format von Dastra. Sie exportieren alle Felder, die das Verarbeitungsblatt bilden.
Der Verzeichnisimport
Der Import über die komplexe Excel-Tabelle
Der Import eines bestehenden Verzeichnisses kann eine mühsame Aufgabe darstellen, wenn Sie eine große Anzahl von Verarbeitungen haben.
Bei DASTRA haben wir eine Excel-Datei integriert, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Verarbeitungen massenhaft und in einem einzigen Schritt zu importieren.
Sie bietet auch den Vorteil, sämtliche Ihre Referenzsysteme direkt in unserer Plattform zu importieren und zu erstellen, und beschränkt sich nicht auf Verarbeitungen.
So können Sie Ihre Assets, Ihre Datensätze, Ihre Stakeholder, Ihre Sicherheitsmaßnahmen usw. eingeben.
Sie können hier die Excel-Tabelle zur Datenformatierung herunterladen, die für einen fehlerfreien Import erforderlich ist!
Standardimport
Um nicht jede Verarbeitung manuell ausfüllen zu müssen und alle möglichen Verzeichnisformate zu berücksichtigen, hat Dastra eine Methodik entwickelt, die auf dem Prinzip der Aufteilung des Verzeichnisses in Datenbereiche basiert. So werden 7 Schritte empfohlen, um ein bestehendes Verzeichnis vollständig in Dastra zu importieren.
Zögern Sie nicht, auch unsere Bibliothek von Verarbeitungsvorlagen zu konsultieren: https://www.dastra.eu/de/data-processing/referentials
Schritt 1: Import der Verarbeitungsbezeichnungen
Um Ihre bestehenden Verarbeitungsbezeichnungen zu importieren, klicken Sie auf den Tab "Daten importieren" im Bereich Verzeichnis, Tab Verzeichnis:
Laden Sie dann eine Beispieldatei herunter, wie auf dem Bildschirm angezeigt.
Füllen Sie die heruntergeladene Datei mit Ihren Verarbeitungsbezeichnungen in der folgenden Reihenfolge aus:
Ref
Interne Referenz (String)
Processing state
Status der Verarbeitung
"Study", "BeingDeployed", "InProduction", "Stopped"
Label
Name (String)
Description
Beschreibung (String)
Unten ein Beispiel einer Datei im geforderten Format, die importiert und per Drag-and-Drop in Dastra importiert werden kann:
Importieren Sie sie direkt in unsere Oberfläche per Drag-and-Drop und klicken Sie dann auf Fortfahren.
Das war's, Ihre Verarbeitungsbezeichnungen sind importiert!
Schritt 2: Import des Asset-Referenzsystems
Um Ihre bestehenden Anwendungen/Assets zu importieren, klicken Sie auf den Tab "Importieren" im Modul "Metadaten", im Tab "Assets":
Laden Sie dann eine Beispieldatei herunter, wie auf dem Bildschirm angezeigt. Füllen Sie die heruntergeladene Datei mit Ihren Anwendungen in der folgenden Reihenfolge aus:
Description
Beschreibung (String)
Label
Name (String)
ApplicationState
Anwendungsstatus (applicationstate)
"InProduction""InDevelopment""Stopped"
ApplicationType
Anwendungstyp (applicationtype)
"Software""WebApp""Saas""Module""Other"
HostingType
Hosting-Typ (hostingtype)
"InHouse""OutSourced"
SupportType
Support-Typ (supporttype)
"InHouse""OutSourced"
DevelopmentType
Entwicklungstyp (developmenttype)
"InHouse""OutSourced"
HostName
Hostname (String)
PrivacyByDesignImplemented
Privacy by Design implementiert (Boolean)
"true""false"
Unten ein Beispiel einer Datei im geforderten Format, die importiert und per Drag-and-Drop in Dastra importiert werden kann:
Importieren Sie sie direkt in unsere Oberfläche per Drag-and-Drop und klicken Sie dann auf Fortfahren.
Das war's, Ihre Anwendungen sind importiert!
Schritt 3: Import des Stakeholder-Referenzsystems
Wiederholen Sie das gleiche Verfahren wie zuvor aus dem Modul Metadaten im Tab Stakeholder. Unten ein Beispiel:
Ihr Stakeholder-Referenzsystem verzeichnet alle an einer Verarbeitung beteiligten Interessengruppen. Juristische Personen wie Auftragsverarbeiter, Kunden oder gemeinsame Verantwortliche sowie natürliche Personen wie Ansprechpartner der Verarbeitungen.
Dieses Referenzsystem dient als internes Verzeichnis im Mandanten. Für jeden Stakeholder können Sie einen charakterisierenden Typ definieren. Wenn Sie beispielsweise Ihr Auftragsverarbeiter-Verzeichnis hinzufügen möchten, fügen Sie alle Stakeholder hinzu, und jeder Auftragsverarbeiter muss einer Verarbeitung zugeordnet werden.
Schritt 4: Import des Referenzsystems für Sicherheitsmaßnahmen
Wiederholen Sie das gleiche Verfahren wie zuvor aus dem Modul Metadaten im Tab Maßnahmen.
Schritt 5: Import der Datenkategorien
Wiederholen Sie das gleiche Verfahren wie zuvor aus dem Modul Metadaten im Tab Datenkategorien.
Schritt 6: Import des Datensatz-Referenzsystems
Wiederholen Sie das gleiche Verfahren wie zuvor aus dem Modul Metadaten im Tab Datensätze.
Schritt 7: Aufbau der Verknüpfungen
Nachdem alle Referenzsysteme importiert wurden, bearbeiten Sie jede Verarbeitung und füllen Sie die Informationen auf Basis der importierten Daten aus, indem Sie der folgenden Anleitung folgen:
Eine Verarbeitung ausfüllenDas war's, die Verknüpfungen sind aufgebaut!
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