Verarbeitungsverzeichnis

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis mit Dastra bearbeiten.

Einführung

Das Verarbeitungsverzeichnis ermöglicht es Ihnen, eine Kartierung Ihrer Datenverarbeitungen vorzunehmen und einen Gesamtüberblick darüber zu erhalten, was Sie mit den betreffenden personenbezogenen Daten tun. Ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis zu führen ist eine Pflicht gemäß Artikel 30 der DSGVO, aber über den verpflichtenden Aspekt hinaus ist es vor allem ein Instrument, um seine Daten besser zu kennen und die Wertschöpfungskette zu beherrschen — von der Erzeugung bis zur Nutzung.

Bei Dastra sind wir der Meinung, dass es unsere Aufgabe ist, Ihnen die Arbeit der Kartierung der Verarbeitungen zu erleichtern, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Dafür begleiten wir Sie mit einem intelligenten Verzeichnis und Fragebögen, die Sie Schritt für Schritt bei der Erstellung Ihres Verzeichnisses führen.

Das Dastra-Verzeichnis in wenigen Worten

Die Funktion des Verarbeitungsverzeichnisses von Dastra erfüllt alle regulatorischen Anforderungen. Die Verzeichnisse, sowohl für den Verantwortlichen als auch für den Auftragsverarbeiter, basieren auf Referenzsystemen (Stakeholder, Assets, Datensätze, Daten, Risiken und Sicherheitsmaßnahmen), die es ermöglichen, Ihre Verarbeitungen zu kartieren und im Tagesgeschäft Zeit zu sparen.

Die Verarbeitungen sind duplizierbar und Verarbeitungsvorlagen stehen in einer Bibliothek zur Verfügung, die allen unseren Nutzern frei zugänglich ist. Ein Workflow ist integriert, eine Suchfunktion ist nativ vorhanden, und es ist möglich, Verarbeitungsblätter in verschiedenen Formaten zu importieren / exportieren (PDF, Word, HTML, Excel, CSV, JSON). Es ist möglich, Anhänge, Datenschutzvorfälle oder Risiken an diese Verarbeitungen anzuhängen.

Verzeichnis "Verantwortlicher" versus "Auftragsverarbeiter"

Artikel 30 der DSGVO sieht spezifische Pflichten für das Verzeichnis des Verantwortlichen und für das Verzeichnis des Auftragsverarbeiters vor. Wenn Ihre Organisation sowohl als Auftragsverarbeiter als auch als Verantwortlicher tätig ist, muss Ihr Verzeichnis daher die beiden Tätigkeitskategorien klar unterscheiden.

In der Praxis empfiehlt die Aufsichtsbehörde in diesem Fall, 2 Verzeichnisse zu führen:

1. eines für die Verarbeitungen personenbezogener Daten, für die Sie selbst verantwortlich sind,

2. ein weiteres für die Verarbeitungen, die Sie als Auftragsverarbeiter für Ihre Kunden durchführen.

Verzeichnis „Verantwortlicher"Verzeichnis „Auftragsverarbeiter"

Die verschiedenen Methoden zur Einrichtung des Verarbeitungsverzeichnisses

Es gibt zwei Methoden, um ein Verarbeitungsblatt zu erstellen:

• Top-Down-Ansatz (absteigend): Das Projekt beginnt mit der Inventarisierung der Datenverarbeitungen, und anschließend werden die spezifischen Informationen zu jeder Verarbeitung erfasst (Daten, Auftragsverarbeiter usw.).

• Bottom-Up-Ansatz (aufsteigend): Man beginnt mit der Inventarisierung der Daten (Software, Datensätze und Felder personenbezogener Daten) und erstellt die Verarbeitungen auf dieser Grundlage.

Welche Methode zur Einrichtung des Verzeichnisses wählen?

Es gibt keine richtige oder falsche Methode, alles hängt vom Kontext Ihrer Organisation ab, von den Kompetenzen des DSB-Teams, von der Erreichbarkeit der Datenoperatoren...

Hier ist eine Vergleichstabelle der beiden Ansätze:

Methode	Zielgruppe	Vorteile	Nachteile
Top-Down (Absteigend)	Kleine Organisationen oder Gebietskörperschaften Unternehmen mit geringer Datenkultur Rechtsteam mit geringer IT-Affinität	Schnelle Umsetzung Weniger Arbeit Entspricht gut den rechtlichen Anforderungen der DSGVO	Kann Schwierigkeiten verursachen, wenn das Umsetzungsteam die Daten der Organisation nicht kennt Aufwändiger für die Fachbereiche Die Dateninventarisierung ist weniger verwertbar, da sie nur auf rechtliche Anforderungen zugeschnitten ist Langfristig komplexer zu pflegen
Bottom-Up (Aufsteigend)	Große oder mittlere Organisationen Mit starker Datenkultur Rechtsteam mit starker IT-Affinität	Die Dateninventarisierung ist weniger abstrakt als die direkte Erstellung von Verarbeitungen Das Verzeichnis spiegelt die Realität der Organisation wider Die Pflege des Verzeichnisses ist langfristig einfacher Mehr Mitglieder der Organisation sind eingebunden Erstellung von Verarbeitungsblättern ist stärker automatisiert	Insgesamt schwieriger und zeitaufwändiger umzusetzen Projekt erfordert eine gute Governance

Die gute Nachricht ist, dass Dastra beide Ansätze perfekt unterstützt! Sie können entweder ein Blatt automatisch erstellen, indem Sie eine Verarbeitungsvorlage verwenden. Wenn Sie den anderen Ansatz bevorzugen, ist es möglich, Ihre Datenkartierung zu erstellen und eine Verarbeitung direkt aus einem Asset (Software, Datenbank) zu erstellen.

Wie erstellt man sein Verarbeitungsverzeichnis?

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis entwerfen und verwalten, beginnen Sie hier:

Ihr Verzeichnis erstellen

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie eine Ihrer Datenverarbeitungen entwerfen und verwalten, beginnen Sie hier:

Eine Verarbeitung anlegen

Wenn Sie die verschiedenen Schritte des Fragebogens verstehen möchten, klicken Sie hier:

Eine Verarbeitung ausfüllen

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie das Verzeichnis teilen, klicken Sie hier:

Das Verzeichnis teilen

Wie führt man Aktionen auf mehreren Verarbeitungen durch?

Weiterführende Informationen

Hier finden Sie unser Webinar zum Verarbeitungsverzeichnis.

Wie Sie bei der Verwaltung der Verarbeitungsverzeichnisse in den Betriebsmodus wechseln

VerarbeitungsverzeichnisEin Risiko einer Verarbeitung zuordnenKanban-Board