Vertragsversionierung
Um Änderungen, Aktualisierungen des Vertrags oder auch die Erneuerung nachzuverfolgen, ist es möglich, Ihren Vertrag zu versionieren.
Jede Version wird durch eine Revisionsnummer gekennzeichnet, die bei der Erstellung einer Version automatisch hochgezählt wird. Diese Revisionsnummer ist in der zusammenfassenden Tabellenansicht Ihrer Verträge sichtbar.
Ein Vertrag kann nur eine aktive Version gleichzeitig haben. Es ist diese aktive Version des Vertrags, die Sie in der Tabellenansicht sehen (inaktive Versionen des Vertrags sind in der Tabellenansicht nicht sichtbar).
Es ist möglich, die verschiedenen Versionen eines Vertrags über den Versionsmanager des Vertrags zu durchsuchen. Sie können frühere Versionen Ihres Vertrags auf dem Bildschirm anzeigen und jederzeit eine beliebige Version aktivieren (einschließlich einer späteren Version).
Der Versionsmanager
Wenn Sie einen Vertrag erstellen, wird standardmäßig die Version 1 dieses Vertrags erstellt, die im Hauptaktionsmenü des Vertrags sichtbar ist
Durch Klicken auf diese Schaltfläche gelangen Sie zum Versionsmanager
Dieses Menü ermöglicht es Ihnen, alle Versionen Ihres Vertrags einzusehen und zu verwalten sowie neue zu erstellen, indem Sie auf Neue Version erstellen klicken.
Eine neue Version erstellen
Durch Klicken auf Neue Version erstellen können Sie eine neue Version erstellen, indem Sie die folgenden Informationen angeben
Es ist wichtig zu beachten, dass der Name des Vertrags, die Beschreibung, die Organisationseinheit, die Assets, Unterzeichner und Nutzer in der neuen Version beibehalten werden. Das Start- und Enddatum des Vertrags wird bei der Versionserstellung abgefragt (Sie können es anschließend ändern), und es ist möglich, dieser neuen Version eine Beschreibung hinzuzufügen.
Was die Anhänge Ihres Vertrags betrifft, können Sie entscheiden, ob diese in die neue Version übertragen werden sollen oder nicht, indem Sie das Kontrollkästchen Anhänge in die neue Version kopieren aktivieren.
Die neue Version wird aus der aktuell angezeigten Version generiert, wenn Sie auf Neue Version erstellen klicken. Es ist daher wichtig, sich in der Version zu befinden, von der aus Sie Ihre neue Version erstellen möchten.
Die neu erstellte Version wird standardmäßig zur aktiven Version Ihres Vertrags (die in der zusammenfassenden Tabellenansicht der Verträge sichtbare Version)
Eine Version anzeigen
Um eine Version anzuzeigen, gehen Sie einfach zum Versionsmanager, klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü und wählen Sie Anzeigen.
Beachten Sie, dass es durchaus möglich ist, eine Version auf dem Bildschirm anzuzeigen und zu bearbeiten, die nicht die aktive Version Ihres Vertrags ist
Es ist wichtig, zwischen der aktiven Version (einzigartig), die als Referenz für Ihren Vertrag dient und im Versionsmanager durch einen grünen Punkt gekennzeichnet ist, und der aktuell angezeigten Version zu unterscheiden.
Die inaktiven Versionen des Vertrags sind im Versionsmanager durch einen roten Punkt gekennzeichnet.
Eine Version aktivieren
Bei der Erstellung einer Version wird diese automatisch zur aktiven und angezeigten Version.
Sie können eine Version manuell aktivieren, indem Sie zum Versionsmanager gehen und auf die Option Aktivieren einer Version klicken.
Löschung
Sie können jederzeit eine inaktive Version des Vertrags löschen, indem Sie im Menü einer Version auf Löschen klicken
Es ist nicht möglich, die aktive Version des Vertrags zu löschen.
Es ist wichtig zu beachten, dass das Löschen Ihres Vertrags aus der Tabellenansicht des Vertragsmoduls die Löschung der aktiven Version sowie aller inaktiven Versionen des Vertrags zur Folge hat.
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