Dynamische Vertragsvorlagen

Generieren Sie Verträge aus vordefinierten Vorlagen, die dynamisch mit spezifischen Daten aus Ihrem Verzeichnis angereichert werden.

Wie verwenden Sie unsere Vertragsvorlagen?

Wenn Sie einen Vertrag in Dastra erfassen, können Sie bei der Erstellung die Option 'Automatisch generieren' wählen, um eine unserer dynamischen Vertragsvorlagen zu verwenden.

Durch Auswahl dieser Option erhalten Sie Zugriff auf die Liste aller von uns angebotenen Vorlagen, wie z. B. die Vorlage zur Verwaltung der Standardvertragsklauseln Ihrer Auftragsverarbeitungsverträge (AVV).

Durch die Verwendung unserer Vorlage für Standardvertragsklauseln stellen Sie beispielsweise sicher, dass Sie die Pflichten der DSGVO gegenüber Ihren Auftragsverarbeitern einhalten, und generieren gleichzeitig mit wenigen Klicks einen vollständigen Vertrag, der dynamisch mit allen Informationen aus Ihrem Verarbeitungsverzeichnis und Ihren Referenzsystemen befüllt wird.

Wählen Sie die Vertragsvorlage aus, die Sie verwenden möchten

Sobald die Vorlage ausgewählt ist, werden Sie zu einem Formular weitergeleitet, in dem Sie die für die Befüllung der Vorlage erforderlichen Informationen angeben müssen. Dieses Formular ist für jede Vorlage spezifisch und hängt von den dynamisch zu befüllenden Feldern in der Vorlage ab.

Am Beispiel des AVV werden Sie beispielsweise aufgefordert, die betroffene Verarbeitung aus Ihrem Verzeichnis auszuwählen, den Auftragsverarbeiter (aus dem Verarbeitungsdatenblatt), mit dem Sie den Vertrag abschließen möchten, sowie verschiedene Fragen zu optionalen Klauseln zu beantworten, die in den Vertrag eingefügt werden sollen.

Beantworten Sie einige Fragen, damit wir die Vorlage vervollständigen können

Sobald diese Fragen beantwortet sind, wird Ihr Vertrag automatisch generiert und dynamisch mit allen erforderlichen Informationen befüllt (je vollständiger Ihr Verzeichnis und Ihre Referenzsysteme sind, desto relevanter sind die in die Vertragsvorlage eingefügten Informationen).

Sie haben dann die Möglichkeit, das von uns vorgeschlagene Dokument in einer Vorschauansicht zu bearbeiten oder neu zu formatieren.

Sie können das automatisch generierte Dokument vor der endgültigen Bestätigung überprüfen und bearbeiten

Sobald Sie mit Ihrem Dokument zufrieden sind, müssen Sie nur noch Ihrem Vertrag einen Titel geben, das Generierungsformat (.docx oder .pdf) und den Speicherort auswählen und auf 'Vertrag erstellen' klicken

Das Dokument wird generiert und direkt in unser Vertragsverwaltungsmodul eingefügt

Anwendungsfall: Einen AVV aus einem Verarbeitungsdatenblatt generieren

Anstatt von Ihrem Vertragsmodul aus zu starten, die AVV-Vorlage auszuwählen und die Verarbeitung und den Auftragsverarbeiter anzugeben, die Gegenstand des Vertrags sind, können Sie direkt vom betreffenden Verarbeitungsdatenblatt ausgehen.

Wählen Sie dazu die Verarbeitungstätigkeit aus, für das Sie einen AVV erstellen möchten, und gehen Sie zum Schritt Empfänger. Wählen Sie den Empfänger vom Typ Auftragsverarbeiter aus, mit dem Sie den AVV abschließen möchten, und klicken Sie auf "AVV generieren"

Einen AVV mit einem Auftragsverarbeiter direkt aus einem Verarbeitungsdatenblatt generieren

Sie werden dann zu unserer Vertragserstellung weitergeleitet, wobei die AVV-Vorlage automatisch ausgewählt und mit der Verarbeitung und dem Auftragsverarbeiter konfiguriert ist, auf die Sie geklickt haben.

Dieselbe Aktion kann in einer Verarbeitung vom Typ "Auftragsverarbeiter" durchgeführt werden, indem ein AVV mit einem Kunden erstellt wird (über die Registerkarte Kunde).