ServiceNow

ServiceNow-Integration zur Synchronisierung von Assets in Dastra

Was ist ServiceNow?

Die ServiceNow-Integration ermöglicht die automatische Synchronisierung von Geschäftsanwendungen aus der ServiceNow-CMDB direkt in Dastra.

Sie ermöglicht:

• die Vermeidung von Doppelerfassungen;

• die Zentralisierung der in der gesamten Organisation verwendeten technischen Assets;

• die Nutzung dieser Assets in Ihren Verarbeitungsverzeichnissen, Datensätzen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Risikoanalysen, Audits usw.

• die Sicherstellung, dass die Informationen aus ServiceNow in Dastra aktuell bleiben.

Voraussetzungen

• Eine kostenpflichtige Dastra-Lizenz besitzen, die den Zugang zum Integrations-/Konnektoren-Modul umfasst.

• Ein ServiceNow-Konto haben mit:

  • Einer zugänglichen Instanz (z. B. https://ihre-instanz.service-now.com)

  • Einem API-Nutzer mit Leserechten auf cmdb_ci_business_app.

• Sicherstellen, dass Ihre ServiceNow-Instanz REST-API-Aufrufe von extern erlaubt.

Installation

Der Einrichtungsprozess ist sehr einfach:

1. Rufen Sie die Seite der ServiceNow-Integration im Dastra-Integrations-Marketplace auf. Beispiel: https://app.dastra.eu/workspace/0/settings/integrations/servicenow

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Installieren".

3. Geben Sie die Verbindungsinformationen Ihres ServiceNow-Kontos ein:

   • Benutzername

   • Passwort

   Diese Informationen ermöglichen es Dastra, einen gesicherten Zugriffstoken für die Kommunikation mit Ihrer ServiceNow-Instanz zu generieren.

<figure><img src="../../.gitbook/assets/setupservicenowaccount.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

1. Nach der Validierung wird ein Konfigurationsfenster angezeigt. Dieser Schritt ist obligatorisch, um die Installation abzuschließen.

Konfiguration

• Geben Sie die URL Ihrer ServiceNow-Instanz ein

• Entscheiden Sie, ob Sie die Synchronisierung der Assets einrichten möchten. (Die mit ServiceNow synchronisierten Assets werden jede Nacht um 00:00 UTC aktualisiert)

• Wählen Sie die Personen aus, die bei Änderung/Erstellung von Assets benachrichtigt werden sollen. Die Person erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail mit Informationen über die aktualisierten Assets.

• Das Aktivieren von "Create new assets if not exists" hat zur Folge, dass ein Asset erstellt wird, wenn es in Dastra nicht vorhanden ist, basierend auf der externen Referenz.

Achtung: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird eine große Anzahl von Assets automatisch in Ihrem Mandanten erstellt. Stellen Sie sicher, dass die externen Referenzen korrekt angegeben sind.

Wie werden die Daten zwischen Dastra und ServiceNow synchronisiert?

Bei jeder Synchronisierung werden mehrere Felder aus ServiceNow automatisch in Ihr Dastra-Asset-Referenzverzeichnis gemappt. Folgende Informationen werden abgerufen und aktualisiert:

• Bezeichnung des Assets

• Beschreibung (Short Description aus ServiceNow)

• Anwendungstyp

• Installations-Status/Zustand

• Asset-Typ (wird systematisch als Software importiert)

• Zone/Bereich (AreaId)

• Zugehörige Tags

• Externe ServiceNow-Kennung (sys_id)

• Externe Quelle (ServiceNow)

• Datum der letzten Synchronisierung

• Eigentümer des Assets

Alle diese Daten ermöglichen eine zuverlässige und aktuelle Verbindung zwischen Ihrer ServiceNow-CMDB und Ihrem Dastra-Referenzverzeichnis.

Verwaltung gelöschter Assets auf ServiceNow-Seite

Wenn Dastra feststellt, dass ein zuvor synchronisiertes Asset in ServiceNow nicht mehr existiert, wird es in Dastra nicht automatisch gelöscht. Stattdessen fügt Dastra dem Asset einen automatischen Tag hinzu, der anzeigt, dass es in ServiceNow gelöscht wurde.

Dieses Verhalten ermöglicht:

• die Beibehaltung der Historie in Dastra,

• die Vermeidung unbeabsichtigter Löschungen,

• die erleichterte manuelle Überprüfung veralteter Assets.