Filerskeepers

L'intégration Filerskeepers vous permettra de synchroniser les durées de conservation de vos jeux de données Dastra avec votre référentiel Filerskeepers.

Qu'est ce que c'est Filerskeepers ?

Filerskeepers est un service qui fournit des tableaux de conservation des données (retention schedules) prêts à l’emploi, couvrant les obligations légales du monde entier. Il aide les entreprises à déterminer combien de temps conserver ou supprimer chaque type de donnée pour rester conformes aux réglementations.

Prérequis

• Avoir une licence payante Dastra

• Avoir un compte Filerskeepers, si vous n'en avez pas, et si vous êtes déjà client Dastra, vous pouvez en discuter avec notre équipe commerciale qui vous proposera des tarifs avantageux

• Avoir mis en place un référentiel de durées de conservation (Schedule) dans le logiciel Filerskeepers. L'intégration aura besoin de ce référentiel pour accéder aux données du catalogue.

Installation

Le processus de mise en place est très simple :

• Accéder à la page de l'intégration Filerskeepers dans la marketplace d'intégrations Dastra : https://app.dastra.eu/workspace/0/settings/integrations/filerskeepers

• Cliquer sur le bouton "Installer".

• Saisir vos informations de connexion à votre compte utilisateur administrateur de Filerskeepers (e-mail + mot de passe). Ces informations d'identification nous permettrons de générer un jeton d'accès à l'API de Filerskeepers.

  
• Une fenêtre de configuration va s'afficher. Cette configuration est obligatoire afin de finaliser l'installation. Dans ce formulaire, sélectionnez le "Schedule" que vous souhaitez configurer avec Dastra.

Configuration

• Sélectionnez le référentiel Filerskeepers que vous souhaitez synchroniser avec Dastra

• Choisissez si vous souhaitez mettre en place la synchronisation des durées de conservation. (Les jeux de données synchronisés avec Filerskeepers seront maintenues à jour toutes les nuit à 00:00 UTC)

• Sélectionnez les personnes à notifier dans le cas de modification/création des durées de conservation dans les jeux de données. La personne recevra un email de notification contenant les informations sur les jeux de données qui ont été mis à jour.

• Cochez "Create new datasets if not exists" aura pour conséquence de créer un jeu de données pour chaque type de données déclérées dans votre compte Filerskeepers.

Attention, si vous cochez cette case, un grand nombre de jeux de données vont être créés automatiquement dans votre espace de travail.

Sélection de la politique de durée de conservation

Le connecteur Filerskeepers a plusieurs modes de fonctionnement :

• Affichage du sélecteur de durée de conservation depuis votre référentiel de durées de conservation. Appelées "Schedule" dans le logiciel

Désormais, quand vous vous rendez dans un jeu de données, dans la section "politiques de conservation", un bouton de sélection de la politique de conservation s'affichera

En cliquant sur ce bouton, vous allez pouvoir directement sélectionner un jeu de données depuis votre référentiel Filerskeepers. Cette durée de conservation sera automatiquement synchronisée avec Dastra, si vous avez activé cette option dans la configuration du connection.

Sélectionnez un jeu de données, en cliquant sur le bouton "Select"

Une fois que vous avez sélectionné la durée de conservation, la fenêtre se fermera, et les informations suivantes s'afficheront :

Seul les durées conservation en base active seront synchronisées

Comment sont synchronisées les données entre Dastra et Filerskeepers ?

Un certain nombre de champs issues de Filerskeepers seront automatiquement mappés sur votre durée de conservation :

• La durée de conservation (from)

• La description de la règle de conservation

• La justification légale, le lien et la juridiction concernée seront concaténées dans le champ justification